A guarda de documentos fiscais e contábeis é uma prática bastante conhecida das empresas. Porém, nem por isso, ela é realizada de maneira adequada, já que muitos gestores sequer conhecem os prazos relacionados ao assunto.
Além disso, diante do crescimento exponencial da tecnologia, os processos passam, cada vez mais, a serem digitais. O que é ótimo, uma vez que agiliza operações e reduz o descarte de resíduos no meio ambiente.
Porém, apesar do armazenamento de toda essa papelada em pilhas e gavetas ter ficado no passado, guardar esses arquivos pelo tempo adequado ainda é obrigatório!
Então, para te ajudar a descobrir por quanto tempo os principais documentos fiscais e contábeis devem ser mantidos, confira este post na íntegra.
Vamos te contar tudo sobre o prazo de guarda de alguns deles!
Por que o prazo de guarda de documentos é importante?
Para que seja possível apresentar uma série de informações exigidas pelos órgãos fiscalizadores, a guarda de documentos fiscais e contábeis é imprescindível.
Isso porque, é a partir da apresentação desses arquivos que se torna possível analisar e conferir os dados de uma empresa e manter, por exemplo, um histórico contábil, financeiro, trabalhista e fiscal transparente e organizado.
Outro ponto a ser considerado é que a guarda dos documentos permite a comprovação da situação contábil da instituição ao Fisco.
Caso não tenha como realizar essa comprovação, o empreendimento é obrigado a pagar novamente o que — teoricamente — já pagou e os valores serão acrescidos de uma multa de 20% do valor somado aos juros.
Conheça o prazo de guarda dos principais documentos
A confusão que acontece em torno da necessidade da guarda de documento, normalmente, se deve ao fato dos períodos que cada um deve permanecer sob os cuidados da empresa serem diferentes.
Em outras palavras, o prazo de guarda de documentos fiscais e contábeis pode variar de acordo com a situação. Por isso, ter um contador preparado e de confiança é primordial para auxiliar nessa tarefa.
Contudo, a fim de ilustrar, vamos considerar uma nota fiscal emitida em 01/06/2017. Quanto ao crédito do Imposto (ICMS/IPI), ela terá sua prescrição em 01/06/2022.
Afinal, os livros fiscais de toda empresa — independentemente do seu porte ou segmento — devem ser conservados durante 5 anos, contados a partir do fato gerador, seja para ICMS, IPI ou ISS.
Com isso, podemos observar que as regras dos prazos de guarda devem ser analisadas com muita cautela, pois alguns tributos podem ter períodos de conservação diferentes dos outros.
Quais são os pilares da guarda de documentos?
Quando se trata de guarda de documentos fiscais e contábeis, também é importante conhecer os três dispositivos legais a seguir:
1. Código Tributário
O código tributário estabelece que os livros de cadastro geral de escrituração comercial e fiscal, assim como seus respectivos comprovantes de lançamento, devem ser armazenados até o final da prescrição dos créditos tributários das operações.
2. Lei nº 9.430/1996
Esta lei determina que os comprovantes de escrituração referentes às eventuais ações que repercutam em lançamentos contábeis futuros sejam conservados até a decadência do direito da Fazenda Nacional, a fim de constituir os créditos tributários relativos a esses exercícios.
3. Decreto-Lei nº 486/1969
Aqui, a legislação estabelece que o comerciante deve conservar em ordem enquanto os documentos possuírem eventuais ações que possam vir a ser pertinentes.
Estão contemplados nesse caso os livros de natureza mercantil, os quais se deve observar os prazos societários e da legislação comercial.
Como ter maior controle sobre esses prazos?
Para que você não se perca nos prazos, é necessário ter um calendário bem organizado de cada tipo de documento.
Além disso, alguns documentos como NF-es, NFS-es e CT-es já podem ser armazenados digitalmente, graças à tecnologia.
A propósito, vale reforçar que para notas fiscais, 5 anos mais o ano vigente é o prazo para a guarda. Para Notas Fiscais Eletrônicas, o período estabelecido é o mesmo dos documentos físicos.
Por fim, para que sua empresa tenha uma boa gestão documental, cumpra com suas obrigações e evite problemas com os órgãos fiscalizadores, é vital contar com uma equipe de contabilidade qualificada e que tenha domínio sobre o assunto.
Dessa maneira, além de manter a saúde financeira do seu negócio em dia, você evita muitos transtornos, como aplicações de multas e outros tipos de sanções.
Portanto, esteja sempre atento àquilo que a legislação estabelece. Conte com o suporte de profissionais experientes e procure se manter informado.
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