A gestão de notas fiscais evita a desorganização de documentos fiscais e contábeis. Saiba como fazê-la de forma correta neste conteúdo.
Os documentos fiscais são extremamente importantes para as empresas, pois eles são uma prova de cumprimento de obrigações.
Nesse sentido, a emissão e controle das notas fiscais merece atenção. Afinal, todos os estabelecimentos comerciais que prestam serviços devem emiti-la.
Contudo, fazer uma boa gestão de notas fiscais nem sempre é possível. Seja por falta de tempo ou profissionais capacitados, várias empresas não têm essa preocupação.
Saber gerenciar as notas fiscais é extremamente útil na organização e principalmente no armazenamento seguro de informações sensíveis.
Qual a importância de uma gestão de notas fiscais eficiente
Imagine uma empresa que presta serviços para centenas de outras empresas espalhadas pelo país.
Agora, pense em como será se em algum dia esta empresa precisar comprovar que prestou esses serviços para o Fisco em um determinado período de tempo.
Nessa situação, a gestão de notas fiscais é fundamental. Isso porque somente uma gestão eficiente é capaz de manter arquivos e documentos organizados corretamente.
Em muitos casos, a gestão de notas fiscais poupa o tempo das empresas. Logo, é uma prática essencial na melhora da produtividade.
A facilidade para comprovar uma transação ao cliente ou mesmo a um fornecedor é uma das maiores vantagens que envolvem o gerenciamento de documentos fiscais.
Além disso, uma boa gestão de notas consegue garantir agilidade em diversas situações que envolvam a contabilidade de uma empresa.
Portanto, a gestão de notas fiscais não pode ser esquecida ou negligenciada, pois trata-se de uma atitude necessária e facilitadora.
O mesmo acontece com as notas fiscais eletrônicas
Quando se fala em nota fiscal muita gente ainda pensa naquela nota física, emitida em papel.
No entanto, a nota fiscal eletrônica não deve ficar de fora. Em muitas obrigações fiscais, as informações só podem ser comprovadas através de documentos virtuais.
Dessa forma, é necessário contar com emissores de nota fiscal eletrônica práticos e de qualidade.
Tal medida é crucial para evitar que arquivos e as notas fiquem soltos na área de trabalho.
As notas fiscais eletrônicas precisam estar organizadas e arquivadas de uma forma que qualquer pessoa autorizada consiga acessá-las facilmente.
Afinal, não dá pra prever quando uma nota fiscal será solicitada por fiscais eletrônicos ou mesmo no controle de contas de uma empresa.
Erros mais comuns que as empresas não podem cometer na gestão de notas fiscais
Alguns erros simples fazem toda a diferença no insucesso de uma boa gestão de notas fiscais.
Por esta razão, eles devem ser evitados a todo custo, uma vez que atrapalham diretamente a organização e o controle de documentos.
Desatualização no cadastro de clientes
Quando as informações e dados dos clientes encontram-se desatualizados, podem resultar em não aceitação ou invalidação de uma nota fiscal.
Infelizmente, esta situação é muito comum no ambiente empresarial, dificultando o processo de emissão e gerando problemas com o fisco.
Por isso, você deve estar atento(a) a dados como telefone, inscrição estadual ou municipal, CNPJ e regime tributário dos clientes que sua empresa atende.
Notas Fiscais não digitalizadas
Apesar das notas fiscais eletrônicas já existirem há algum tempo, as notas físicas ainda são emitidas em diversos serviços.
Todavia, ao digitalizá-las, a empresa tem a segurança das informações garantidas. Outro benefício da digitalização é que com ela, os gastos com armazenamento de arquivos físicos diminuem.
Nos dias atuais, papelada e documentos impressos em excesso facilitam a desorganização e favorecem a perda de documentos comprobatórios.
Notas fiscais eletrônicas sem backup
O backup de artigos permite que uma cópia de segurança seja armazenada de forma segura e sem riscos.
Porém, ainda hoje, muitos empresários esquecem de fazer isso. Na prática, o backup de notas fiscais é uma garantia de que elas não poderão mais ser perdidas.
Episódios de perda de dados, quebra de computadores e notebooks ou mesmo invasão de sistemas podem gerar prejuízos. No entanto, arquivos armazenados em backup saem imunes.
Dicas para melhorar a gestão de notas fiscais
1- Contrate um emissor de alta performance
Emissores de nota fiscal de alta performance são capazes de gerar notas sem lentidão ou travamentos.
Mas não é só isso, eles têm um ambiente propício para otimizar a organização das notas, por meio de soluções automatizadas personalizadas.
2- Adote uma postura de transparência
Permitir que as empresas tenham a possibilidade de acompanhar com detalhes a emissão de notas fiscais é uma vantagem.
Primeiro porque os clientes passam a confiar ainda mais nos seus serviços e segundo por que a transparência é um fator de captação para novos contratos.
Para isso, compartilhe com as empresas parceiras as notas fiscais que precisaram ser alteradas ou que foram substituídas ou canceladas.
3- Automatize a recepção do XML da nota fiscal eletrônica
A principal função do XML de uma nota fiscal é comprovar a autenticidade do documento, o que é válido no âmbito jurídico e para a fiscalização.
Portanto, esta é uma ótima dica para melhorar a gestão de notas da sua empresa. A automatização de arquivos XML é uma prática segura e indispensável.
Porém, não se esqueça de armazenar os documentos em XML por pelo menos 5 anos, pois eles podem ser usados e solicitados posteriormente.
4- Capacite a equipe da sua empresa
Segurança em armazenamento e gestão de documentos são essenciais na boa gestão de notas e só podem ser alcançadas com profissionais capacitados.
Sendo assim, a equipe de gestão deve estar preparada para conhecer todos os protocolos e funcionamento de softwares ou sistemas de automação.
Investir em cursos de aperfeiçoamento é uma boa dica e vai evitar problemas futuros em decorrência de erros ou falta de conhecimento em conformidade tributária.
5- Respeite os prazos de emissão e armazenamento
Notas fiscais emitidas fora do prazo podem não serem aceitas pelas empresas contratantes, gerando complicações na contabilidade da sua empresa.
Além disso, você deve armazenar as notas de acordo com a data, mês e ano, evitando problemas que envolvam o tempo ou período de emissão.
6- Contrate um escritório especializado em assessoria fiscal
Um escritório especializado em assessoria fiscal é a grande solução para empresas que não têm conhecimento sobre gestão de notas.
Optando pela contratação desses profissionais torna-se possível manter as notas fiscais seguras e acessíveis.
Além disso, o escritório especializado evita inconsistências fiscais e financeiras, ideal para eliminar multas ou processos de investigação que envolvam sonegação ou não cumprimento das normas obrigatórias.
Pensando nisso, conheça os serviços de assessoria fiscal da G.Jacinto!
