Possivelmente você já viu uma série de dados sobre como as empresas brasileiras tendem a falir de forma precoce. Ocorre que mesmo com ótimas margens de lucro, as empresas não vingam e um dos motivos é justamente a gestão falha da estrutura financeira e contábil.
Erros comuns como misturar as contas do negócio com as pessoais, a falta de indicadores, ou de capital para investimento, entre outros problemas, acabam minando os esforços de gestores e colaboradores.
A boa notícia é que é possível reduzir esses problemas com uma estrutura financeira e contábil sólida, focada nas necessidades do negócio. Vamos aos pontos-chave para uma gestão saudável? Acompanhe!
7 Dicas para montar sua estrutura financeira e contábil
1 – Comece a pensar na estrutura
O primeiro passo é entender as atribuições de cada setor, os procedimentos a serem desenvolvidos e os responsáveis. Cada empresa possui suas especificidades, no entanto as atribuições são semelhantes, independente do segmento.
A estrutura financeira é a divisão que administra os recursos financeiros, conduzindo atividades para o controle financeiro da empresa, como controle do fluxo de caixa, acompanhamento das finanças e planejamento financeiro. Diretoria, administração, tesouraria e marketing são os setores que conduzem os processos.
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Já a estrutura contábil trata do patrimônio da empresa e demais trâmites legais necessários para seu funcionamento. Também coleta dados que serão transformados em estratégias de mercado e ajudarão nas tomadas de decisão.
Independente do tipo de empresa e seu segmento de atuação, é essencial entender as funções exigidas pelas duas estruturas, os processos que devem ser desenvolvidos, os responsáveis e quem vai conferir/ validar, assim é possível evitar erros ou fraudes que podem lesar o negócio.
2 – Tenha disciplina
Parece meio vago, mas você vai entender. Disciplina está associada a organização, a fazer o que tem que ser feito, no caso a uma sequência de processos voltados à saúde financeira do negócio.
Isso porque quando há organização e acompanhamento dos indicativos de sucesso, as chances de chegar aos objetivos são maiores.
Em geral, as médias e grandes empresas precisam acompanhar de forma constante seus indicadores de desempenho, a exemplo do faturamento, custos fixos e variáveis, tíquete médio, margem de lucro, entre outros.
Já as pequenas e micro devem adaptar os indicativos à sua realidade. Isso porque são mais frágeis financeiramente e o que funciona para uma grande empresa, pode ser inviável para uma menor. Por isso é fundamental definir quais as métricas a serem acompanhadas e definir uma regularidade de acordo com a realidade do negócio.
3 – Defina quais métricas acompanhar
Não se pode ter um negócio sem métricas para acompanhar seu desempenho. Elas ajudam a medir os resultados, monitorar as finanças e analisar vendas, campanhas e demais abordagens do empreendimento.
Existe uma série de métricas que o negócio pode adotar, das quais podemos destacar:
Fluxo de caixa
Essa pode ser considerada uma das principais métricas e precisa ser acompanhada de perto. Refere-se à análise do saldo disponível a partir do registro e acompanhamento das movimentações de entrada e saída de recursos.
Basicamente, é necessário registrar todos os recebimentos (dinheiro, cartão, vendas a prazo, cheque, recebimento de duplicatas, etc), os pagamentos (incluindo os impostos), além dos recebimentos e pagamentos previstos.
Receita bruta e receita líquida
A primeira refere-se ao faturamento total e a segunda deve reduzir os valores correspondentes aos custos.
Custo por Categoria
Essa métrica avalia quais pontos recebem os recursos financeiros do negócio divididos em categorias. O intuito é ter uma visão sistêmica dos investimentos.
Receita por Categoria
Essa métrica avalia a receita de cada categoria. Juntamente com a métrica anterior, é possível diagnosticar os produtos com maior saída, as que geram mais lucro, as que precisam de mais atenção, oportunidades, etc.
Custo de aquisição por Cliente (CAC)
Refere-se a todos os custos, gastos e investimentos relacionados ao processo de conquista de clientes.
A fórmula é simples:
CAC = Soma de todos os investimentos / quantidade de clientes adquiridos.
Receita por Colaborador
Consiste no cálculo do valor gerado pelos funcionários da empresa. Quanto maior for o número, mais eficiente é a relação de trabalho dos colaboradores.
A fórmula é:
Receita por colaborador = receita / número de funcionários.
Essas são só algumas. Os gestores devem avaliar quais as métricas mais interessantes para suas estratégias e a partir daí colocá-las em prática. Dê preferência pelas mais simples de acompanhar/ calcular, principalmente se está começando.
4 – Conheça bem as regras do regime tributário
Toda empresa no Brasil deve adotar um regime tributário, como o Simples Nacional, Lucro Presumido ou Lucro Real. A escolha depende de diferentes fatores, como tamanho da empresa, segmento que atua, montante que arrecada, entre outros. O mais comum é justamente o Simples Nacional devido sua facilidade de cobrança de impostos e facilidades, porém fique atento: nem sempre o Simples Nacional é o regime mais vantajoso para sua empresa, consulte seu contador!
Ao definir o tipo de tributação, os gestores precisam entender como funciona, quais suas atribuições e obrigatoriedades, conhecidas como obrigações acessórias, além dos tributos que devem ser pagos.
É de extrema importância entender como funciona esse regime para desenvolver uma estratégia de elisão fiscal, que nada mais é do que ações para reduzir a carga tributária da companhia por meio da omissão do fato gerador do tributo. Em outras palavras, é um tipo de planejamento que permite encontrar formas dentro da legislação para reduzir as obrigações e os impostos.
5 – Conheça bem os prazos
Isso vale tanto para as obrigações financeiras, quanto contábeis. Basicamente, os gestores precisam ter conhecimento sobre as restrições de prazo, datas de recebimento e pagamentos, vencimento de contas, entre outras datas importantes, que se atrasarem podem representar pagamentos de juros ou sanções dos órgãos competentes.
Essas datas não podem ser ignoradas, pois permitem controlar a demanda, o fluxo de caixa, estabelecer prioridades e criar oportunidades de negócio.
6 – Consulte um contador
Mesmo que a ideia dos gestores seja desempenhar a maior parte das obrigações sem a ajuda de um escritório de contabilidade, é importante consultar um contador. Isso porque, muitas vezes, muitos dos trâmites estão alheios às atividades principais do negócio, o que pode gerar uma série de dúvidas.
O contador está familiarizado com as questões tributárias, está em constante atualização e entende quais as melhores práticas que devem ser adotadas pelo negócio. Portanto, mesmo que seja para consultorias, é fundamental contar com essa figura.
7 – Automatize o que puder
Essa pode ser a dica mais importante, visto a popularização dos recursos tecnológicos, principalmente para controle e gestão. Hoje em dia, há ferramentas que permitem, por exemplo, automatizar a emissão de notas fiscais assim que um produto é vendido, fazer o controle eficiente do estoque, entre outras ações geralmente feitas de forma manual.
A automatização aqui, permite, não só um ganho de tempo, mas também evita erros e retrabalhos, além de gerar relatórios pontuais, que permite identificar falhas, melhorar processos e gerar oportunidades de negócio.
O conteúdo lido resolveu sua dúvida? Se ficou algo no ar, conheça nossa proposta, deixe sua contabilidade com a G. Jacintho e fique despreocupado!
